Quản lý đơn hàng WooCommerce: xử lý, trạng thái và workflow

1) Các trạng thái đơn hàng cơ bản

2) Xử lý đơn hàng mới: quy trình từng bước

1. 1

   Bước 1: Vào danh sách đơn hàng

   WooCommerce → Đơn hàng → xem danh sách đơn hàng mới (thường là trạng thái Chờ xử lý).
2. 2

   Bước 2: Mở chi tiết đơn hàng

   Click vào đơn hàng để xem:

   • Thông tin khách hàng (tên, SĐT, địa chỉ)
   • Danh sách sản phẩm (tên, số lượng, giá)
   • Tổng tiền (tạm tính, phí ship, thuế nếu có)
   • Phương thức thanh toán và vận chuyển
3. 3

   Bước 3: Kiểm tra và xác nhận

   Kiểm tra:

   • Thông tin khách hàng có đúng không
   • Sản phẩm có đủ tồn kho không
   • Tổng tiền có chính xác không
   • Địa chỉ giao hàng có rõ ràng không
4. 4

   Bước 4: Cập nhật trạng thái

   Nếu đơn đã thanh toán (hoặc COD): chuyển sang Processing.
   Nếu cần liên hệ khách: ghi chú trong đơn hàng trước.

3) Ghi chú đơn hàng và giao tiếp với khách hàng

1. 1

   Bước 1: Thêm ghi chú đơn hàng

   Trong chi tiết đơn hàng, tìm phần Order notes → nhập ghi chú:

   • Ghi chú nội bộ (chỉ admin thấy)
   • Hoặc ghi chú gửi khách hàng (khách sẽ nhận email)
2. 2

   Bước 2: Ghi chú nội bộ

   Dùng cho: "Đã gọi xác nhận", "Khách yêu cầu giao sớm", "Cần đóng gói cẩn thận".
3. 3

   Bước 3: Ghi chú gửi khách

   Dùng cho: "Đơn hàng đã được xác nhận", "Dự kiến giao hàng trong 2 ngày".

4) In hóa đơn và packing slip

1. 1

   Bước 1: Tìm nút in trong đơn hàng

   Trong chi tiết đơn hàng, tìm nút Print hoặc Actions → chọn:

   • Invoice: Hóa đơn cho khách hàng
   • Packing slip: Phiếu đóng gói cho kho
2. 2

   Bước 2: Kiểm tra thông tin trên hóa đơn

   Đảm bảo:

   • Tên công ty/cửa hàng
   • Thông tin khách hàng
   • Danh sách sản phẩm và giá
   • Tổng tiền đầy đủ
3. 3

   Bước 3: In hoặc lưu PDF

   In trực tiếp hoặc lưu PDF để gửi email cho khách hàng.

5) Tìm kiếm và lọc đơn hàng

1. 1

   Bước 1: Tìm kiếm đơn hàng

   Trong WooCommerce → Đơn hàng, dùng ô tìm kiếm:

   • Tìm theo mã đơn hàng (VD: #1234)
   • Tìm theo email khách hàng
   • Tìm theo tên khách hàng
2. 2

   Bước 2: Lọc theo trạng thái

   Chọn trạng thái trong dropdown: All, Pending, Processing, Completed, Cancelled, Refunded.
3. 3

   Bước 3: Lọc theo thời gian

   Chọn khoảng thời gian: Today, This week, This month, hoặc Custom date range.
4. 4

   Bước 4: Lọc kết hợp

   Có thể kết hợp: trạng thái + thời gian + tìm kiếm để tìm đơn hàng cụ thể.

6) Xử lý đơn hàng bị hủy hoặc hoàn tiền

1. 1

   Bước 1: Kiểm tra trạng thái thanh toán

   Xem đơn hàng đã thanh toán chưa. Nếu đã thanh toán, cần hoàn tiền trước.
2. 2

   Bước 2: Hoàn tiền (nếu cần)

   WooCommerce → Đơn hàng → Hoàn tiền:

   • Chọn số tiền cần hoàn (toàn bộ hoặc một phần)
   • Nhập lý do hoàn tiền
   • Xác nhận hoàn tiền
3. 3

   Bước 3: Cập nhật trạng thái

   Chuyển sang Refunded (nếu hoàn tiền) hoặc Cancelled (nếu chỉ hủy).
4. 4

   Bước 4: Ghi chú và thông báo khách

   Ghi chú lý do hủy/hoàn tiền và gửi email thông báo cho khách hàng.
5. 5

   Bước 5: Cập nhật tồn kho (nếu cần)

   Nếu đơn đã trừ tồn kho, cần hoàn lại tồn kho cho các sản phẩm trong đơn.