Quản lý trạng thái và vận chuyển đơn hàng WooCommerce

1) Workflow trạng thái đơn hàng cơ bản

1. 1

   Bước 1: Pending (Chờ xử lý)

   Đơn hàng mới được tạo, chưa được xác nhận thanh toán hoặc chưa bắt đầu xử lý.
2. 2

   Bước 2: Processing (Đang xử lý)

   Đơn hàng đã được xác nhận:

   • Đã thanh toán (hoặc COD)
   • Đang chuẩn bị hàng
   • Đã đóng gói
3. 3

   Bước 3: Completed (Hoàn thành)

   Đơn hàng đã được giao hàng thành công.
4. 4

   Bước 4: Cancelled / Refunded (Hủy / Hoàn tiền)

   Đơn hàng bị hủy hoặc đã hoàn tiền (nếu có vấn đề).

2) Tùy chỉnh trạng thái đơn hàng (nếu cần)

1. 1

   Bước 1: Xác định trạng thái cần thêm

   Liệt kê các bước trong quy trình vận hành:

   • VD: "Preparing" (đang chuẩn bị hàng)
   • VD: "Shipped" (đã giao cho shipper)
   • VD: "Out for delivery" (đang giao hàng)
2. 2

   Bước 2: Cài đặt plugin Order Status Manager

   Gói mở rộng → Cài mới → tìm "Order Status Manager" hoặc plugin tương tự.
   Lưu ý: Kiểm tra plugin có tương thích với theme/plugin khác không.
3. 3

   Bước 3: Tạo trạng thái mới

   Trong plugin, tạo trạng thái mới:

   • Đặt tên rõ ràng (VD: "Đang chuẩn bị")
   • Chọn màu để dễ phân biệt
   • Cấu hình email thông báo (nếu cần)
4. 4

   Bước 4: Test quy trình mới

   Tạo đơn test → chuyển qua các trạng thái mới → kiểm tra email và hiển thị.

3) Tích hợp tracking vận chuyển

1. 1

   Bước 1: Nhập mã vận đơn vào đơn hàng

   Trong chi tiết đơn hàng, tìm phần Shipping hoặc Order notes:

   • Nhập mã vận đơn (VD: "VN123456789")
   • Chọn đơn vị vận chuyển (nếu có dropdown)
   • Lưu lại
2. 2

   Bước 2: Gửi email thông báo cho khách

   Sau khi nhập mã tracking, gửi email hoặc ghi chú để khách biết mã tracking.
3. 3

   Bước 3: Tích hợp plugin tracking (tùy chọn)

   Nếu dùng plugin như ShipStation hoặc Viettel Post/GHN, mã tracking có thể tự động sync.

4) Email thông báo tự động theo trạng thái

1. 1

   Bước 1: Vào cấu hình email

   WooCommerce → Cài đặt → Email → xem danh sách email mặc định.
2. 2

   Bước 2: Kích hoạt email theo trạng thái

   Bật các email:

   • New order (gửi admin khi có đơn mới)
   • Processing order (gửi khách khi đơn chuyển sang Processing)
   • Completed order (gửi khách khi đơn hoàn thành)
   • Cancelled order (gửi khách khi đơn bị hủy)
3. 3

   Bước 3: Tùy chỉnh nội dung email

   Click vào từng email → chỉnh sửa:

   • Subject (tiêu đề email)
   • Email heading (tiêu đề trong email)
   • Email content (nội dung email)
4. 4

   Bước 4: Test email

   Tạo đơn test → chuyển trạng thái → kiểm tra email có gửi đúng không.

5) Xử lý đơn hàng bị hủy hoặc hoàn tiền

1. 1

   Bước 1: Xác định lý do hủy/hoàn tiền

   Kiểm tra lý do:

   • Khách yêu cầu hủy
   • Hết hàng không thể đáp ứng
   • Thông tin đơn hàng không hợp lệ
   • Sản phẩm lỗi/không đúng mô tả
2. 2

   Bước 2: Kiểm tra trạng thái thanh toán

   Xem đơn hàng đã thanh toán chưa:

   • Nếu chưa thanh toán → có thể hủy trực tiếp
   • Nếu đã thanh toán → cần hoàn tiền trước
3. 3

   Bước 3: Hoàn tiền (nếu cần)

   WooCommerce → Đơn hàng → Hoàn tiền:

   • Chọn số tiền cần hoàn (toàn bộ hoặc một phần)
   • Nhập lý do hoàn tiền
   • Chọn phương thức hoàn tiền (nếu có)
   • Xác nhận hoàn tiền
4. 4

   Bước 4: Cập nhật trạng thái

   Chuyển sang Refunded (nếu hoàn tiền) hoặc Cancelled (nếu chỉ hủy).
5. 5

   Bước 5: Cập nhật tồn kho

   Nếu đơn đã trừ tồn kho, hoàn lại tồn kho cho các sản phẩm trong đơn.
6. 6

   Bước 6: Ghi chú và thông báo khách

   Ghi chú lý do hủy/hoàn tiền trong đơn hàng và gửi email thông báo cho khách.

6) Tối ưu workflow cho hiệu quả